8 à 10 minutes

Préparation documentaire pour un assistant IA

Vérifiez si vos documents sont suffisamment fiables, à jour et maîtrisés pour alimenter un assistant IA.

Un assistant documentaire fiable dépend de la qualité du corpus, des droits d’accès, de la fraîcheur, de la structure, des documents à exclure et de la validation humaine. Ce scanner aide à décider s’il faut préparer le corpus, cadrer un pilote ou différer.

Matrice ROI – Risque – Maîtrise

Valeur métier · ROI · données · risques · coûts · dépendances · réversibilité · capacité de mise en œuvre.

Corpus

Quel est l’usage prioritaire envisagé ? *

Un seul usage prioritaire permet de limiter le corpus, les risques et les critères de test.

Recherche et support interneRetrouver des procédures, réponses validées ou connaissances internes.Assistance au support client ou usagerPréparer des réponses qui resteront relues avant envoi.Réponse aux appels d’offresRéutiliser preuves, références et contenus validés dans un workflow contrôlé.Préparation de premières versionsAider à rédiger sans automatiser la validation finale.Autre usage documentaire à cadrerLe cas doit être reformulé avant de parler de pilote.

Champ obligatoire

Quels types de documents seraient concernés ? *

Quel est le volume documentaire approximatif ? *

Très limitéQuelques documents, faciles à vérifier.LimitéCorpus restreint et exploitable manuellement.MoyenVolume significatif mais bornable pour un pilote.ImportantVolume élevé nécessitant préparation et échantillonnage.Très importantPatrimoine documentaire large, multisource ou complexe.

Champ obligatoire

Les formats sont-ils exploitables ? *

Peu exploitablesScans, images, exports instables ou formats fermés.FragilesFormats mixtes ou qualité d’extraction incertaine.Exploitables avec préparationConversion ou nettoyage nécessaire.ExploitablesFormats globalement lisibles et récupérables.Prêts piloteFormats structurés, lisibles et adaptés au test.

Champ obligatoire

Les documents sont-ils à jour et datés ? *

ObsolètesDocuments anciens ou non datés.Fraîcheur incertaineDates ou versions difficiles à vérifier.Partiellement à jourUne partie du corpus semble fiable.À jour sur le principalLes documents clés sont récents ou validés.À jour et maintenusVersions, dates et validation sont maîtrisées.

Champ obligatoire

Un propriétaire documentaire est-il identifié ? *

Aucun propriétairePersonne ne porte clairement le sujet.Responsabilité flouePlusieurs acteurs, mais pas d’arbitrage clair.Référent pressentiUn référent existe, sans mandat complet.Propriétaire identifiéUn responsable peut arbitrer ou valider.Propriétaire actifResponsable nommé, disponible et légitime.

Champ obligatoire

Qualité et risques

Les droits d’accès sont-ils clairs ? *

Non maîtrisésLes droits sont inconnus ou trop ouverts.FragilesLes accès existent, mais sans règle claire.PartielsLes grandes règles sont connues, mais incomplètes.ClairsLes droits et profils sont globalement définis.MaîtrisésDroits documentés, revus et alignés avec les usages.

Champ obligatoire

Quel est le niveau de sensibilité des documents ? *

Non sensibleDonnées publiques, génériques ou fictives.Interne peu sensibleDonnées internes sans enjeu fort de confidentialité.Interne / client courantDonnées internes ou clients à protéger, sans criticité extrême.ConfidentielContrats, données clients, RH, stratégie, finance ou éléments sensibles.Très sensible / réglementéSanté, données très sensibles, secret, sécurité ou exposition réglementaire forte.

Champ obligatoire

Existe-t-il des doublons ou versions concurrentes ? *

Pas de doublons connusVersions et sources semblent uniques.Doublons mineursQuelques variantes sans impact majeur.Doublons probablesDes versions concurrentes existent peut-être.Doublons nombreuxPlusieurs sources ou versions se contredisent.Corpus contradictoireVersions concurrentes non maîtrisées et risque de réponse incohérente.

Champ obligatoire

Les documents sont-ils structurés et faciles à segmenter ? *

Très peu structuréDocuments longs, hétérogènes ou difficiles à découper.Peu structuréQuelques repères, mais segmentation difficile.Structuration partielleTitres, sections ou métadonnées utiles mais incomplets.Bien structuréStructure suffisante pour un pilote limité.Très structuréSections, métadonnées, versions et classification exploitables.

Champ obligatoire

La qualité rédactionnelle et la complétude sont-elles suffisantes ? *

FaibleContenus incomplets, contradictoires ou difficilement exploitables.FragileQualité irrégulière selon les documents.CorrecteContenus globalement utilisables avec revue.BonneContenus clairs, complets sur le périmètre utile.Très bonneContenus fiables, homogènes et validés.

Champ obligatoire

Les langues du corpus sont-elles maîtrisées ? *

Non maîtriséesLangues mélangées ou non identifiées.Peu maîtriséesLangues connues mais traductions ou variantes incertaines.Partiellement maîtriséesLe périmètre principal est clair, avec quelques exceptions.MaîtriséesLangues et variantes sont identifiées.Très maîtriséesCorpus multilingue structuré et maintenu.

Champ obligatoire

La mise à jour documentaire est-elle organisée ? *

Non organiséAucune règle de mise à jour.IrrégulierMises à jour ponctuelles, sans responsabilité claire.PartielUn processus existe sur une partie du corpus.OrganiséResponsables et fréquence sont connus.PilotéMise à jour suivie, datée et contrôlée.

Champ obligatoire

Usage & pilote

Quels usages complémentaires ou exclusions fonctionnelles faut-il préciser ? (Optionnel)

Le cas d’usage et les utilisateurs sont-ils clairement définis ? *

Très flouSujet encore formulé comme une idée générale.Problème pressentiUne douleur existe, mais le périmètre n’est pas clair.Besoin identifiéLe problème et les utilisateurs sont globalement connus.Besoin cadréPérimètre, objectifs et décision attendue sont lisibles.Décision prêteLe bon format peut être choisi rapidement.

Champ obligatoire

Quel serait le périmètre d’usage initial ? *

Très limitéQuelques personnes ou tests isolés.LimitéUne petite équipe ou un usage ponctuel.DiffusPlusieurs équipes ou usages non centralisés.LargeNombreux utilisateurs ou métiers concernés.Très large / non maîtriséUsage massif, inconnu ou hors contrôle.

Champ obligatoire

Quelle serait la criticité métier des réponses produites ? *

FaibleErreur ou lenteur sans conséquence majeure.LimitéeImpact local ou facilement récupérable.SignificativeImpact notable sur qualité, délais ou charge.ÉlevéeImpact métier, client, financier ou réputationnel important.CritiqueImpact critique sur décision, continuité ou obligations.

Champ obligatoire

Quel niveau de validation humaine serait maintenu ? *

Aucune validation prévueLa sortie serait utilisée telle quelle.Validation ponctuelleUne relecture existe, mais elle dépend des personnes.Validation sur cas sensiblesLes cas importants sont relus, sans règle exhaustive.Validation formaliséeLes responsabilités et critères de relecture sont connus.Validation systématique et tracéeLes sorties critiques sont relues, validées et traçables.

Champ obligatoire

Le périmètre pilote est-il formulé et testable ? *

Non formuléAucun périmètre, utilisateur, corpus ou décision de sortie n’est défini.Très généralUne intention existe, mais le test ne peut pas encore être préparé.Partiellement définiLe cas et le périmètre sont identifiés, avec des critères encore incomplets.Défini et testablePopulation, corpus, durée, exclusions et protocole sont suffisamment clairs.Prêt à arbitrerCritères de succès, seuils, responsable et décision go/no-go sont établis.

Champ obligatoire

Les critères de succès du pilote sont-ils mesurables ? *

Non mesurableAucun indicateur ou critère de succès.Très qualitatifIntentions utiles mais non mesurables.Quelques indicateursMesure possible sur une partie du périmètre.MesurableObjectifs et indicateurs principaux sont définis.Mesurable et prioriséIndicateurs, seuils et priorités sont utilisables en décision.

Champ obligatoire

Les parties prenantes clés sont-elles associées ? *

Non impliquésDSI, DPO/RSSI, RH ou métiers ne sont pas alignés.Implication faibleQuelques échanges, sans coordination.Implication partielleCertains acteurs sont impliqués, mais pas tous.Implication structuréeLes acteurs clés sont associés aux décisions.Gouvernance collectiveRôles, arbitrages et responsabilités sont partagés.

Champ obligatoire

Quels documents ou données devraient être exclus du pilote ? (Optionnel)

Si les exclusions ne sont pas encore connues, laissez ce champ vide : le rapport les signalera comme point à instruire.

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Cette synthèse est indicative. Elle aide à qualifier une situation et à préparer une décision ; elle ne remplace pas une analyse du contexte réel ni un engagement contractuel.